9 wichtige Tipps für Ihre Frachtausschreibung

Treten Sie in den Markt für neue Preise und neue Partnerschaften ein? Hier sind 9 wichtige Vorschläge für Ihre Frachtausschreibung, die auf unserer Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit Hunderten von Unternehmen bei ihren Frachtausschreibungen basieren.

1. Definieren Sie eine Strategie und klare Ziele

Zuallererst ist es wichtig zu wissen, warum Sie eine Ausschreibung durchführen und was Sie auf welche Weise erreichen wollen. Dies ist entscheidend für die Erstellung einer guten Ausschreibungsstruktur, der richtigen Tarifkarte und der Auswahl der Partner. Zweitens ist es wichtig, diese Ziele zu kommunizieren, und zwar sowohl gegenüber den internen Beteiligten als auch gegenüber den Transportunternehmen. Je besser Sie wissen, was Sie erreichen wollen, desto besser können sie bieten und auf Ihre Ausschreibung reagieren.

2. Stellen Sie sich vor, wie Ihre Frachtströme in die größeren Transportströme Ihrer Spediteure passen.

Das klingt ein wenig philosophisch, aber es ist eine interessante Denkübung, die sich lohnt, um zu verstehen, wie kompatibel Ihre Fracht mit welcher Art von Spediteur und welcher Art von anderen Kunden ist. Logistikdienstleister sind auch auf der Suche nach dem optimalen Gütermix für den Transport zu und von einem Zielort. Ein klares Bild davon zu haben, kommt nicht nur Ihrem eigenen Unternehmen, sondern auch dem Spediteur zugute.

9 wichtige Tipps für Ihre Frachtausschreibung

3. Tipps für Ihre Frachtausschreibung – Verwenden Sie klare Daten

Dies ist ein offensichtlicher Punkt, aber oft fehlen in den Angeboten Daten, enthalten falsche Daten oder sind unklar. Es ist wichtig, gute Datenquellen für Ihre Ausschreibungen zu haben, aber genauso wichtig ist es, die Daten zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind. Die Spediteure bearbeiten eine Vielzahl von Ausschreibungen, und es ist ziemlich frustrierend, wenn sie viel Zeit mit der Klärung von Daten verbringen müssen.

4. Seien Sie sich der Zeit und des Aufwands bewusst, die Ihr Transportunternehmen für die Beantwortung benötigt.

Dies hängt mit dem vorhergehenden Punkt über klare Daten zusammen, aber was noch hinzugefügt werden muss, ist die Komplexität einer Ausschreibung. Viele Ausschreibungen sind übermäßig komplex mit vielen Ausnahmen, vielen Zusatzkosten und vielen kaum genutzten Fahrspuren. Logistikdienstleister erkennen sofort, wenn der Kunde zu viel verlangt oder wenn der Verlader seine Zeit nicht berücksichtigt. Man muss sich darüber im Klaren sein, dass auch die Spediteure nur über begrenzte Ressourcen verfügen und dass die Erstellung von Preisen oft Arbeit für eine Gruppe von Personen ist, die zusammen viele Stunden mit der Beantwortung eines Angebots verbringen. Die Spediteure müssen entscheiden, ob Ihr Angebot ihre Zeit wert ist, und je komplexer Sie das Angebot gestalten, desto mehr Zeit müssen sie für Ihr Angebot aufwenden. Halten Sie es so einfach wie möglich.

5. Tipps für Ihre Frachtausschreibung – Kontakt mit der Spediteursgemeinschaft

Jeder mag den persönlichen Kontakt und möchte geschätzt werden. Unterschätzen Sie nicht den Wert des direkten Kontakts in einem B2B-Umfeld vor, während und nach einer Ausschreibung. Die Menschen kommen herum und bilden sich eine Meinung über Ihr Unternehmen, die sich auf spätere Geschäfte auswirken kann. Spediteure wollen wissen, mit wem sie ihre Zeit verbringen werden, was Sie ihnen potenziell bieten können und wie sehr sie Ihr Unternehmen mögen. Der Aufbau einer klaren Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Ausschreibung.

6. Laden Sie nicht zu viele Unternehmen ein

Man kann leicht in Versuchung geraten, so viele Transportunternehmen wie möglich einzuladen, da es vielleicht versteckte Perlen gibt oder Transportunternehmen, die viel niedrigere Preise als andere anbieten. Dies kann irreführend sein, da die Verfrachter wissen, dass sie kaum Chancen haben, neue Aufträge von unbekannten Verladern zu erhalten. Es könnte besser sein, die Verlader, die Sie einladen wollen, sorgfältig zu prüfen, damit Sie sicher sein können, dass Sie die richtigen einladen. Ein weiterer Vorschlag ist, den Pool von Spediteuren auf Ihre Ziele abzustimmen. Wenn Sie am Ende nur 10 Verlader haben wollen, macht es keinen Sinn, 300 einzuladen.

7. Geben Sie den Beförderern immer ein Feedback

Die Transportunternehmen müssen wissen, wie sie in den verschiedenen Runden bewertet werden. Die Angabe einer Zielspanne und einer Rangfolge ist der Schlüssel zum Erreichen der gewünschten Preisgestaltung. Es ist auch wichtig, dass die Spediteure verstehen, warum sie den Zuschlag nicht erhalten haben, damit sie sich bei der nächsten Ausschreibung mit Ihnen oder anderen verbessern können. Es baut auch eine Beziehung zu den Spediteuren auf, denn sie fühlen sich nicht wie eine Ware und anonym, wenn Sie sich die Zeit nehmen, ihnen eine angemessene Antwort zu geben.

8. Tipps für Ihre Frachtausschreibung – Seien Sie ein bevorzugter Verlader

Wie machen Sie sich zu einem attraktiven Verlader und Kunden? Wie ziehen Sie interessante Verlader an? Verfügen Sie über einen guten Ansatz für das Frachtführermanagement? Sind Sie darauf bedacht, Partnerschaften mit Ihren Spediteuren aufzubauen? Haben Sie normale Zahlungsbedingungen? Es gehört viel dazu, ein „Verlader erster Wahl“ zu sein, und es ist gut, sich diese Fragen zu stellen. Auf einem angespannten Logistikmarkt konkurrieren Sie effektiv mit anderen Verladern um Kapazitäten.

9. Nutzen Sie eine Plattform

Nicht zuletzt ist die Durchführung von Ausschreibungen komplex und oft mit viel Geld verbunden, und es kommt auf die richtigen Entscheidungen, die richtige Analyse und fehlerfreie Berechnungen an. Egal, wie viel Sorgfalt und Zeit Sie ohne ein Tool und nur mit Excel aufwenden, der menschliche Faktor ist entscheidend. Entweder werden bei der Analyse Fehler gemacht, die Ausschreibungsmanager sind abwesend und der Ausschreibungsprozess kommt zum Stillstand, die Leute mit Excel-Kenntnissen oder diejenigen, die die komplexe Ausschreibungsvorlage erstellt haben, verlassen das Unternehmen und mit ihnen die Fähigkeit, Beschaffungsmaßnahmen durchzuführen. Darüber hinaus sparen wir durch die Automatisierung des Ausschreibungsprozesses etwa 50 % der Zeit unserer Mitarbeiter und unsere Kunden berichten von weiteren 10 % Einsparungen. Und schließlich werden auch Ihre Spediteure einen online- und cloudbasierten Ansatz für die Beschaffung als viel angenehmer empfinden!

Viel Erfolg bei Ihren bevorstehenden Beschaffungsaktionen!

Vielen Dank für die Lektüre: 9 wichtige Tipps für Ihre Frachtausschreibung. 

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Pieter Kinds

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