Transportausschreibungen: Wie man 90% der Zeit sparen kann

Blog über Transportausschreibungen | Freightender

Eine Frachtausschreibung auf die Beine zu stellen ist ein zeitaufwendiges und teures Unternehmen für alle beteiligten Parteien. Für Spediteure können sich die Kosten leicht auf bis zu 15.000 € belaufen, vor Allem wegen dem Zeitaufwand den man in diesen Prozess investieren muss.

Fassen wir also kurz zusammen, welche Umstände es für Spediteure bedeuten kann, wenn diese eine Transportausschreibung realisieren möchten um den besten Anbieter zu finden.

1. Datenerfassung und Zusammenstellung einer Preisliste

Sobald man die anfängliche Idee eingeführt und genehmigt worden ist, ist die erste Aufgabe der Einkaufsabteilung, intensiv Daten zu sammeln. Die verantwortliche Führungskraft erfasst normalerweise Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen und Abteilungen wie zum Beispiel aus den Bereichen Betrieb, Finanzen und Verkauf um die bereits existierenden Volumina, Kosten, Versandinformationen und andere wichtige Daten identifizieren zu können.

Freightender Tip: Versandinformationen und historische Kosten sind immer verfügbar! – Ihr eigenes Warenwirtschaftssystem, Ihre TMS-Software oder Geschäftsanalytik-Tool könnten diese Daten zum Beispiel beinhalten. Anderenfalls sollten ihr 3PL oder der gegenwärtige Versandanbieter Ihnen diese Datenauszüge zur Verfügung stellen können.

Freightender Lösung:

Freightender (Frachtausschreibungstool) erkennt anhand der hochgeladenen Ausgangsdaten (historische Versandinformation) die Art von Ausschreibung die Sie realisieren werden und erstellt automatisch Routen und Ausschreibungsprofile. Das Tool tut dies, da beispielsweise eine Luftfrachtausschreibung eine andere Art von Preislisten benötigt als eine Ausschreibung für FTL, Seefracht oder Pakete. Das Tool bieten Ihnen eine marktübliche Standardpreisliste die Sie personalisieren können, um diese Ihren spezifischen Bedürfnissen anzupassen. Bei dieser Arbeitsweise sparen Sie eine erhebliche Menge an Zeit weil Sie die Preisliste nicht von Grund auf erstellen müssen. Eine Preisliste besteht aus 3 Teilen, die Route (erster Teil), die Kosten (zweiter Teil) und dazukommende informative Felder, um Punkte wie Lieferzeit oder Annahmeschluss zu erfragen.

Sie werden also immer eine Preisliste erstellen, die all die Komponenten abdeckt, die Sie vereinbaren werden müssen, ohne Raum für Interpretationen zu lassen. 

Vergessen Sie nicht die Geschäftsbedingungen

Wenn Sie beispielsweise Frachtkosten haben, die auf frachtpflichtiges Gewicht basieren, dann muss auch vereinbart werden, wie diese berechnet werden; Konvertierungsregeln, Rundungsregel, der Mindestpreis, wie man die Mindestnorm anwendet, etc. Sie werden, auch ohne ein großes Grundwissen des Marktes, eine Frachtausschreibung komplett und selbständig erstellen können, ohne einen Unternehmensberater zu beauftragen. Viele Tools verfügen leider nicht über diese überaus wichtige und zeitsparende Funktion für die Logistik.

2. Die Angebotsanfrage: Laden Sie Ihre Anbieter ein

Der nächste Schritt ist es Anbieter einzuladen. Während diesem Prozedur-Schritt werden Speditionen den Tabellen- oder Email-Ansatz nutzen um Anbieter einzuladen damit diese an dem Frachtausschreibungsprozess teilnehmen  können. Die Kommunikation zu den Anbietern hat gerade begonnen. Falls ein Anbieter eine Frage hat, muss der Spediteur sicherstellen, dass alle Beteiligten dieselbe Antwort zu dieser Frage erhalten.

Freightender Lösung:

Während der Erstellung einer Transportausschreibung kann der Beauftragte der Ausschreibung schnell und unkompliziert potenzielle Anbieter hinzufügen. Nach der Erstellung werden diese Daten überprüft und Anbieter zu der Ausschreibung eingeladen. Der nächste Schritt ist ein einfacher und schneller Prozess. Die Kommunikation zwischen einer Seite oder allen Seiten findet online, innerhalb der Cloud statt. Die beauftragte Person seitens des Spediteurs muss also nicht mehr Unmengen an Information sammeln und komplizierte Kommunikationswege nutzen. Stattdessen verfügt Diese über eine Echtzeit-Umgebung (Plattform), von welcher sie alle benötigten Schritte verwalten und den Rest der Ausschreibung verfolgen kann.

Der Anbieter kann Mitarbeiter zu diesem Prozess einladen, während der Spediteur bequem und einfach Kollegen einladen und potenzielle Funktionen erteilen kann (zum Beispiel einen Supervisor der Ausschreibung).

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3. Szenariengestaltung, Benchmarking und Nominierung

Sobald die Einreichungsfrist (Runde 1, 2 oder 3) beendet ist und die potenziellen Anbieter ihr Versandkostenangebot abgegeben haben, kann der Spediteur Diese, basierend auf bestimmte Kriterien, klassifizieren. Durch moderne Tools für den Einkauf von Transportdienstleistungen kann der Spediteur das Unternehmen, basierend auf den Kosten, der Lieferzeit, den Scorecard-Ergebnissen (durch Umfragen erhalten) oder einer personalisierten Basis einstufen. Anschließend läuft die Kommunikation mit dem Anbieter weiter. Das Feedback und die Ziele werden mit den Anbietern geteilt. Dieser Teil des Prozesses kann mehrere Diskussionsrunden bedeuten, bis der Spediteur und die Anbieter auf detaillierte Vertragsverhandlungen eingehen. (Cloudbasierte Kommunikation ist wieder einmal ein großer Zeitsparer in dieser Etappe des Ausschreibungsprozesses.

Freightender Lösung:

Normalerweise verringern wir die Zeit, die man für eine Ausschreibung für den Einkauf von Transportdienstleistungen aufwendet um 90%, da wir sowohl über automatisierte Berechnungen verfügen, als auch komplizierte Excel-Schritte für Sie übernehmen. Wie Sie sich sicherlich vorstellen können werden Datenanalyse, Vergleiche und die Auswahl des Transportunternehmens sehr effizient, da unsere Plattform die harte Arbeit für Sie übernimmt.

1. Schnelle Übersicht

Erhalten Sie ein sofortiges Ranking über den Auswahlbereich indem Sie einen benutzerdefinierten Bereich hinzufügen. Finden Sie schnell heraus wer der beste Anbieter für eine bestimmte Aufgabe ist oder überprüfen Sie einfach in einem Meeting, ob der angebotene Rabatt wirklich einen Unterschied ausmacht. Erhalten Sie tiefere Einblicke indem Sie verfügbare Grafiken öffnen oder laden sie Rohdaten mit Ergebnissen einer Kostensimulation für Ihre eigene Analyse herunter.

2. Szenariengestaltung

Ein Power-Szenario ist ein Szenario, dass den optimalen Einkauf, basiert auf den eingegebenen Kriterien, definiert. Das Ergebnis ist eine Excel-Datei mit eingestuften Anbietern. Die Empfehlung enthält die besten, auf den Kriterien basierenden Quellen. 

3. Sofortiges Reporting (Berichterstattung)

Übersichtliche und am Meisten genutzte Berichte stehen sofort zum Benchmarking und der Kommunikation zur Verfügung. Wir stellen Ihnen über 20 integrierte Berichte in Sekundenschnelle zur Verfügung.

Einkauf von Transportausschreibungen: Sagen Sie dem Frust ade!

Gehen wir davon aus, Sie erstellen zwei Frachtausschreibungen im Jahr. Wieviel Zeit und Aufwand würde dies für Sie und Ihr Team bedeuten? 

Eine wirklich interessante Frage, aber vielleicht ist es sogar noch interessanter zu wissen wieviel Zeit Sie sparen wenn Sie das richtige Werkzeug nutzen um das perfekte Transportunternehmen zu finden.

Ersparnisse in der Cloud

Freightender – Software für den Einkauf von Transportausschreibungen

Freightender ist das am leichtesten zu benutzende Tool für Frachtausschreibungen welches heute auf dem Markt erhältlich ist. Eine cloudbasierte Pattform für den Einkauf von Transportausschreibungen über Land, Luft und See

Im Vergleich zu älteren Tools die auf dem Markt zur Verfügung stehen, arbeitet Freightender  viel schneller, ist benutzerfreundlicher und nutzt die aktuellste Technologie für eine intuitive User-Experience. Keine Schulungen, keine  weiteren Anwendungen und keine Unternehmensberatung sind mehr notwendig um eine Ausschreibung zu erstellen. Aus diesem Grund ist Freightender in der Lage sehr viel Zeit und Aufwand bei einer Frachtausschreibung zu sparen und kümmert sich um alle nötigen Berechnungen. Sie müssen sich also nicht mehr auf Dritte oder Ihren Excel-Guru verlassen. 

Wenn Sie mehr über das benutzerfreundlichste Tool des Marktes zum Einkauf von Transportausschreibungen wissen möchten, zögern Sie nicht und bestellen Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion. Geben Sie dazu Ihre Daten ein und wir setzen uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung.

Pieter Kinds

Pieter Kinds

CEO Freightender.com

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