Het aanbesteden of tenderen van Less-Than-Truckload (LTL) vracht is vaak een ingewikkelde kwestie voor bedrijven. Ten eerste is het tijdrovend. Maar bovendien zijn de resultaten van de aanbesteding sterk afhankelijk van een degelijke basisopstelling. Daarnaast helpt een goed begrip van de huidige markt, samen met een degelijke voorbereiding u de meeste uitdagingen bij het uitvoeren van een LTL-vrachtproject te overwinnen.

LTL vrachttenders: 3 tips van de experts van Freightender

Less than truckload (LTL) wordt gebruikt voor het vervoer van kleine vracht of wanneer de vracht niet het gebruik van een hele oplegger vereist. Deze verzendmethode kan worden gebruikt wanneer de vracht tussen de 150 en 15.000 pond weegt. Bij het verzenden van LTL betaalt de verlader voor het gedeelte van een standaard vrachtwagenoplegger dat hun vracht in beslag neemt, terwijl andere verladers en hun zendingen de onbezette ruimte opvullen. Er zijn een aantal voordelen aan het verzenden via LTL.

• Vermindert de kosten: Bij het boeken van een LTL-zending betaalt u alleen voor het gebruikte gedeelte van de trailer. De rest van de kosten wordt gedekt door de andere inzittenden van de trailer.
• Verhoogt de veiligheid: De meeste LTL-zendingen worden op pallets verpakt voordat ze op een vrachtwagen worden geladen. Eén goed verpakte pallet heeft een betere kans om veilig te blijven dan zendingen met meerdere kleinere handling units.
• Extra service-opties: Bij verzending via LTL krijgt u toegang tot speciale diensten zoals liftgates en binnenin ophalen en afleveren.
• Tracking: LTL-vervoerders bieden traceermogelijkheden via het cognossementnummer, het PRO-nummer, het PO-nummer, het referentienummer van de zending en het bereik van de afhaaldatum, om er maar een paar te noemen.

LTL Tenders zijn er in hoofdzaak in 2 formaten

In principe zijn er twee modellen die door vervoerders in Europa worden gebruikt:

• Point-to-Point netwerken – waarbij de zendingen worden opgehaald en afgeleverd door dezelfde vrachtwagen. Met dit model kan de transittijd minder variëren en is deze voorspelbaarder.
• Hub-and-spoke netwerken – voor kleine LTL-zendingen (Groupage vaak < 2000 kg) waarbij de zendingen lokaal worden opgehaald, meerdere hubs passeren en uiteindelijk door lokale vrachtwagens worden afgeleverd. In deze netwerken kunnen de transittijden sterk variëren wanneer zendingen in de hubs worden opgeslagen. Hub-and-spoke netwerken hebben uitgebreide logistieke eisen, zijn zeer efficiënt en zijn vaak opgebouwd rond lokale spelers die samenwerken in een samenwerkingsverband.

Tot zover de basis en de voordelen. Laten we direct overgaan tot 3 expert tips om uw LTL Tenders te verbeteren.

3 Handige tips van experts in LTL vrachttenders

1. Gebruik van technologie (speciaal voor de logistiek)

Uw historische verzendgegevens bevatten veel waardevolle informatie. De volume- en gewichtsinformatie zijn relevant voor de prijsstelling, terwijl de informatie over de afhaal- en leveringsdatum bepalend is voor de geaccepteerde serviceniveaus. Bij het analyseren van uw eigen afhaal- en leveringsdagen, de duur van het transport en de volumegegevens kunt u vaststellen welke zendingen de meeste problemen veroorzaken in de transittijd. Tijdens de evaluatiefase moet u in staat zijn om te bepalen wat uw huidige wegvervoerder aanbiedt en welke service u van anderen verwacht.

2. Prijsstelling: Definieer zelf gewichtsklassen

De mogelijkheid om zelf (flexibel) de gewichtsklassen te definiëren is de meest cruciale factor van de LTL-tender. En dat is typisch waar u een speciale logistieke sourcing tool nodig heeft. Reden? Generieke E-Sourcing tools kunnen eenvoudigweg niet omgaan met logistieke kostenstructuren. En dat leidt tot een langdurig tenderproces, een hoge communicatiebelasting en het kan mogelijk de kostenbesparing in gevaar brengen. Laten we een voorbeeld stellen:

De kostenstructuur is opgebouwd op een manier waarbij er sprake is van vaste basiskosten + extra kosten p/kg. Dit is een bracket-range die deels bestaat uit een vlakke berekening en deels als prijs per maateenheid (bijv. p/kg). Maar stel dat er ook een minimumvergoeding bestaat. Hoe gaat u dat opzetten met een generieke E-sourcing tool?  Houdt dat rekening met de juiste berekeningsmethode? Of de bracket-aanvraagregels? Ga verder met punt 3.

3. Definieer voorwaarden (gewicht/conversiefactoren)

Ook de omstandigheden, omrekeningsfactoren (bijv. 1 m3 = 333 kg en 1 LDM = 1850 kg) zijn belangrijk. Belangrijk om vooraf uit te voeren. Ook hier is logistiek een unieke zaak. En generieke tools zijn niet geschikt om zeer gecompliceerde vrachttenders af te handelen. Ons advies, gebruik een tool die uw logistieke behoeften begrijpt. Definieer gewichtsdefinities, ronde regels, consolidaties en kostenvoorwaarden correct.

Extra tip #1 – Berekeningsregel/Bracket toepassingsregel

Gebruik een minimumregel om altijd de laagste prijs voor een zending te krijgen. Hoewel veel Excel-tariefkaarten in evenwicht zijn met directe regels, is het raadzaam om dit vandaag nog te veranderen. Dit zal bepalen hoe de bracket range moet worden toegepast voor de kostenberekening. De Minimum regel (Payant Pour) betekent dat de berekende kosten worden vergeleken met de laagste kosten van de volgende bracket, de laagste kosten zijn van toepassing. De Maximale Regel betekent dat de berekende kosten worden vergeleken met de hoogste kosten van de vorige schijf, de hoogste kosten zijn van toepassing. De directe regel betekent dat de kostenberekening uitsluitend gebaseerd is op de toepasselijke schijf.

Eén kernelement wordt vaak niet in aanmerking genomen, wat leidt tot problemen tijdens de aanbesteding: het leveren van beperkte of slechte gegevens aan de vervoerders. Dit lijkt een probleem te zijn bij de meeste aanbestedingen. Het hebben van goede gegevens via TMS, Freight Audit of ERP zou voor verladers een strategische doelstelling moeten zijn. Helaas zijn velen er nog niet. Het laten liggen van besparingen en waardevolle business intelligence op tafel.

Extra tip #2 – Krijg het juiste aantal en de juiste klassen!

Voor producten in de VS die LTL worden verzonden, moeten verladers de juiste National Motor Freight Classification (NMFC) nummers en  klassen kennen!

Meer over Freightender

Freightender is een cloud-based platform voor vrachtinkoop dat het tenderen van transport eenvoudiger en efficiënter maakt. Met Freightender kan je makkelijk lucht-, zee-,weg- en koerierstransporten tenderen. Dankzij onze flexibele technologie, support en eenvoudig kostenmodel zijn we het snelst groeiende e-sourcing platform in de logistiek geworden.