Gaat u de markt op voor nieuwe prijzen en nieuwe partnerschappen? Hier zijn 9 belangrijke suggesties voor uw vracht request for quotation  (RFQ) gebaseerd op onze ervaring met het werken met honderden bedrijven aan hun vrachttenders.

1. Bepaal een strategie en duidelijke doelen

Eerst en vooral is het belangrijk om te weten waarom u inschrijft en wat u wilt bereiken en hoe. Dit is cruciaal voor het creëren van een goede tenderstructuur, de juiste tariefkaart en partnerselectie. Ten tweede is communicatie over deze doelen belangrijk, zowel naar interne stakeholders als naar vervoerders. Hoe beter het beeld van wat u probeert te bereiken, hoe beter zij kunnen offreren en reageren op uw aanbesteding.

2. Stel u voor hoe uw vrachtstromen passen in de grotere transportstroom van uw vervoerders

Dit klinkt een beetje filosofisch, maar het is een interessante denkoefening die de moeite waard is om te begrijpen hoe compatibel uw vracht is met welk type vervoerders en wat voor soort andere klanten. Logistieke dienstverleners zijn ook op zoek naar een optimale mix van goederen om van en naar een bestemming te vervoeren. Als je hier een duidelijk beeld van hebt, heb je niet alleen voordeel van je eigen organisatie, maar ook van de vervoerder.

3. Tips voor je vracht RFQ – Gebruik duidelijke gegevens

Dit is een voor de hand liggend punt, maar vaak ontbreekt het in tenders aan gegevens, bevatten ze verkeerde gegevens of zijn de gegevens onduidelijk. Het is belangrijk om goede gegevensbronnen te hebben voor uw aanbestedingen, maar het controleren van gegevens en ervoor zorgen dat ze correct en volledig zijn, is net zo belangrijk. Vervoerders verwerken veel tenders en het is behoorlijk frustrerend als ze veel tijd moeten besteden aan het verduidelijken van gegevens.

4. Wees je bewust van de tijd en moeite van je vervoerder om te reageren

Dit sluit aan bij het vorige punt over duidelijke gegevens, maar wat hieraan moet worden toegevoegd is de complexiteit van een aanbesteding. Veel tenders zijn te complex met veel uitzonderingen, veel extra kostenposten en veel lanes die nauwelijks worden gebruikt. Logistieke dienstverleners zien het meteen als de klant te veel vraagt of als de verlader geen rekening houdt met zijn tijd. Het is belangrijk om te beseffen dat vervoerders ook beperkte middelen hebben en dat het samenstellen van prijzen vaak werk is voor een groep mensen die samen vele uren besteden aan het reageren op een offerte. Vervoerders moeten beslissen of uw offerte hun tijd waard is en hoe complexer u de offerte maakt, hoe meer tijd ze aan uw offerte zullen moeten besteden. Houd het zo eenvoudig mogelijk.

5. Tips voor uw vracht RFQ – Maak contact met de vervoerdersgemeenschap

Iedereen houdt van persoonlijk contact en wil gewaardeerd worden. Onderschat de waarde van direct contact in een B2B-omgeving voor, tijdens en na een aanbesteding niet. Mensen bewegen rond en zullen een mening over uw bedrijf vormen die latere zaken kan beïnvloeden. Vervoerders willen weten aan wie ze hun tijd zullen besteden, wat u hen mogelijk kunt bieden en hoe graag ze uw bedrijf willen hebben. Het opzetten van duidelijke communicatie is een essentieel onderdeel van een succesvolle aanbesteding.

6. Nodig niet te veel vervoerders uit

Het is gemakkelijk om in de verleiding te komen om zoveel mogelijk vervoerders uit te nodigen, omdat er misschien verborgen juweeltjes zijn of vervoerders die veel lagere prijzen bieden dan anderen. Dit kan misleidend zijn, omdat vervoerders zich ervan bewust zijn dat ze weinig kans maken om nieuwe zaken te winnen bij onbekende verladers. Het is misschien beter om de vervoerders die je gaat uitnodigen goed te bestuderen, zodat je zeker weet dat je de juiste vervoerders uitnodigt. Een andere suggestie is om de pool van vervoerders af te stemmen op je doelen. Als je wilt eindigen met slechts 10 vervoerders, dan heeft het geen zin om er 300 uit te nodigen.

7. Geef vervoerders altijd feedback

Carriers moeten begrijpen hoe ze geoffreerd worden tijdens de verschillende rondes. Het geven van een doelbereik en een rangschikking is de sleutel tot het bereiken van de gewenste prijsstelling. Daarnaast is het belangrijk voor vervoerders om te begrijpen waarom ze geen business hebben gewonnen, zodat ze zich kunnen verbeteren voor een volgende aanbesteding met u of anderen. Het bouwt ook een relatie op met vervoerders omdat ze zich niet als handelswaar en anoniem voelen wanneer u de tijd neemt om hen een gepast antwoord te geven.

8. Tips voor uw vracht RFQ – Wees een voorkeursverlader

Hoe maak je van jezelf een aantrekkelijke verlader en klant? Hoe trek je interessante vervoerders aan? Heb je een goede carrier management aanpak? Bent u gericht op het ontwikkelen van partnerschappen met uw vervoerders? Heb je normale betalingsvoorwaarden? Er komt veel bij kijken om een “shipper of choice” te zijn en het is goed om jezelf deze vragen te stellen. In een krappe logistieke markt concurreert u in feite om capaciteit met andere verladers.

9. Gebruik een platform

Last but not least: het uitvoeren van aanbestedingen is complex en er is vaak veel geld mee gemoeid en het komt allemaal neer op de juiste beslissingen, de juiste analyse en foutloze berekeningen. Hoeveel zorg en tijd je ook besteedt zonder een tool en alleen in excel, de menselijke factor zal doorslaggevend zijn. Of er worden fouten gemaakt in de analyse, tendermanagers zijn afwezig en het tenderproces stopt, mensen met kennis van excel of degenen die het complexe tendertemplate hebben gemaakt vertrekken en de kennis verlaat het bedrijf en daarmee ook het vermogen om sourcingevenementen uit te voeren. Daarnaast besparen we door het aanbestedingsproces te automatiseren mensen zo’n 50% van hun tijd en onze klanten rapporteren nog eens 10% besparingen. Tot slot zullen uw vervoerders een online en cloudgebaseerde aanpak van inkoop ook een stuk prettiger vinden!

Veel succes met uw komende sourcingevenementen!

Bedankt voor het lezen: 9 cruciale tips voor uw vracht request for quotation (RFQ).

Als u ondersteuning nodig hebt, neem dan contact met ons op via info@freightender.com