Wie Verlader und Spediteure das Verfahren der Frachtausschreibung rationalisieren können

In der Welt der Spediteure gibt es eine Menge Leute, mit denen Sie als Verlader normalerweise nichts zu tun haben, die aber dennoch Ihr Angebot bearbeiten und darauf antworten: Ausschreibungsmanager, Preismanager und Preisanalysten. Ihre Arbeit wird oft unter hohem Druck von außen und von innen mit Fristen intern und extern ausgeführt. Und niemand scheint zu wissen oder sich darum zu kümmern, dass sie jedes Jahr viele hundert Ausschreibungen bearbeiten.

Warum ist die Preiskalkulation für eine Ausschreibung ein so stressiger Job und was können Verlader und Spediteure tun, um ihn zu verbessern?

Verlader

Mangelnde Erfahrung

Die Mitarbeiter auf der Verladerseite, die Ausschreibungen durchführen, tun dies in der Regel nicht ständig und gehen unter Umständen sehr oberflächlich vor, kennen die besten Verfahren nicht und verwenden möglicherweise veraltete oder schwierige Excel-Dateien.

Excel-Dateien, die Verlader produzieren, können wirklich problematisch sein, hier sind einige Beispiele:

  • Zu unternehmensspezifisch
  • Zu viele unbekannte Faktoren oder Preismechanismen
  • Unerklärbar kompliziert
  • Fehlerhaft: schlechte oder fehlende Daten
  • Zu viele Arbeitsblätter

Darüber hinaus werden die Dateien während der Ausschreibung häufig entweder mit neuen Daten oder Routen aktualisiert oder es werden neue Kostenpositionen hinzugefügt, während sich die Frist nicht ändert. Dies verursacht Stress und zusätzlichen Zeit- und Kommunikationsaufwand für die Ausschreibung.

Empfehlung an Verlader

  • Überprüfen Sie Ihr Ausschreibungsverfahren ernsthaft und erstellen Sie eine Strategie für die Logistikbeschaffung. Schlieβen Sie unnötige Komplexitäten aus.
  • Überprüfen Sie auch die Dokumentation, die Sie mit den Spediteuren austauschen, vielleicht ist das zu viel des Guten.
  • Überlegen Sie, ob Sie nicht zu viel verlangen, denn nach Routen zu fragen, die Sie gar nicht haben, nur um Preise zu ermitteln, ist nicht hilfreich und verursacht nur zusätzliche Arbeit.
  • Geben Sie den Spediteuren vernünftige Fristen, da sie auch interne Fristen setzen müssen, um Angebote von überall her, von Partnern oder Kollegen, zu erhalten.
  • Ziehen Sie professionelle Beratung in Bezug auf eine Ausschreibungserstellung in Betracht.
  • Investieren Sie in Technologie, eine E-Sourcing-Plattform zur Durchführung von Ausschreibungen, denn die Digitalisierung ist eine echte Chance.

Probleme aufseiten des Spediteurs

  • Es scheint oft, dass Speditionsunternehmen sehr aufgegliedert sind: Vertrieb, Buchhaltung und Management scheinen weit von dem Aufwand entfernt zu sein, der mit dem Ausschreibungsverfahren verbunden ist. Ausschreibungsmanagement und Preisgestaltung scheinen eine isolierte Insel innerhalb der Spedition zu sein.
  • Der unterschiedliche Wissensstand der Mitarbeiter im Preismanagement führt oft zu falscher Preisgestaltung, fragwürdiger Preisgestaltung oder keiner Preisgestaltung und veranlasst die Ausschreibungsmanager, ständig den Preisen hinterherzujagen. Es besteht auch ständige Notwendigkeit, die Mitarbeiter in der Preisgestaltung zu schulen, da die Mitarbeiter im Preismanagement normalerweise dazu neigen, nach durchschnittlich 3 Jahren zu wechseln.
  • Lokale Verantwortung für die Gewinn- und Verlustrechnung. Der Punkt, der mich am meisten überrascht, ist, dass es eine Herausforderung sein kann, grundsätzlich eine gute Preiskalkulation von der eigenen Organisation zu erhalten, da auf lokaler oder Länderebene ein Puffer aufgebaut wird, der eine gute globale Ausschreibungsantwort behindern kann. Offenbar haben Speditionsorganisationen Zeit und Energie, um diese Kämpfe intern zu führen.
  • Das Preismanagement scheint die Schuld zu bekommen, wenn eine Ausschreibung verloren wird, und die Buchhaltung scheint das Lob zu bekommen, wenn sie gewonnen wird. Das Preis- und Ausschreibungsmanagement sind wie unsichtbare Abteilungen hinter den Kulissen.
  • Verlader haben im Allgemeinen keine Ahnung, wie viel Zeit und Mühe in die Beantwortung ihrer Ausschreibungen fließt.

Was kann man verbessern?

  • Ich persönlich bin der Meinung, dass das Ausschreibungsmanagement einen besseren Platz in einem Speditionsunternehmen erhalten und für die Innen- und Außenwelt des Spediteurs sichtbarer sein sollte. Auf Linkedin gibt es keine Mitteilung darüber, wie die Ausschreibungsabläufe funktionieren, wie viel Zeit dafür aufgewendet wird, wie eine Ausschreibung in vielen verschiedenen Ländern beantwortet wird usw. Es scheint zu dem typischerweise intransparenten Ansatz zu passen, den die Spediteurgemeinschaft seit langem verfolgt. Aber es ist eine verpasste Gelegenheit. Es ist wichtig, Ihrem Kunden bewusst zu machen, welche Auswirkungen er auf Ihre Organisation hat.
  • Klären Sie den Markt und Ihre Kunden darüber auf, wie sie die Dinge effizienter gestalten können.
  • Spediteure sollten den Vertrieb, die Buchhaltung und das Ausschreibungsmanagement viel enger miteinander integrieren. Es gibt zu viele Leute in der Spedition und Spediteure arbeiten in diesem Sinne immer noch sehr traditionell. Ich bin davon überzeugt, dass mit Hilfe von Verkaufswerkzeugen, der Umstellung auf Digitalisierung und Online-Kommunikation weniger Mitarbeiter benötigt werden und die Produktivität in Speditionsunternehmen enorm gesteigert werden kann.
  • Digitalisieren Sie das Ausschreibungsmanagement. Bei Freightender bieten wir RFQ Management an; es ist eine Lösung, die für Spediteure gemacht wurde, um den Ausschreibungsantwortfluss zu automatisieren. Es ist verrückt, dass dies immer noch über Excel und E-Mail geschieht, außer für unsere Kunden.

Pieter Kinds

Pieter Kinds

CEO Freightender.com

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